Kiến thức

Cơ sở thủ tục hải quan nhập khẩu tại Hoa Kỳ: CF (CBP Form) 5106

Trước khi lô hàng đầu tiên được thông quan vào Mỹ, nhà nhập khẩu phải có “hồ sơ danh tính” trong hệ thống của Hải quan Hoa Kỳ (CBP). Hồ sơ này được tạo từ CBP Form 5106. Đây là bước đầu tiên của mọi thủ tục nhập khẩu: sai từ đây thì các bước sau đều dễ sai theo.

CBP Form 5106 là gì?

CBP Form 5106 (Importer Identity Form – mẫu nhận dạng nhà nhập khẩu) dùng để thu thập và lưu giữ thông tin nhận dạng cơ bản của cá nhân, doanh nghiệp tham gia nhập khẩu hàng hóa vào Hoa Kỳ. Mẫu này có 2 vai trò chính:

Tạo mới hoặc cập nhật thông tin nhà nhập khẩu trong hệ thống CBP.
Cấp một mã nhà nhập khẩu duy nhất (thường gắn với mã EIN của Sở Thuế IRS, số an sinh xã hội SSN, hoặc mã do CBP cấp). Đây là điều kiện bắt buộc để trở thành Importer of Record (IOR).

Vì sao CBP cần mẫu 5106?

CBP cần biết chính xác ai chịu trách nhiệm cho hàng nhập khẩu. Thông tin trên 5106 giúp CBP:

Xác định và xác minh pháp nhân chịu trách nhiệm nhập khẩu.
Liên kết lô hàng với đúng dữ liệu tài chính, thuế.
Liên lạc với nhà nhập khẩu về lô hàng, tuân thủ hoặc kiểm tra sau thông quan.
Giám sát hoạt động nhập khẩu và thực thi quy định thương mại.

Bất kỳ ai muốn nhập khẩu hàng dưới tên mình – nhà sản xuất, doanh nghiệp, cá nhân hay doanh nghiệp nước ngoài chỉ định đại lý tại Mỹ – đều phải nộp mẫu này.

Các phần chính khi điền mẫu 5106

Phần	Cần điền gì
Nhận dạng nhà nhập khẩu	Mã IRS (EIN hoặc SSN). Nếu chưa có, đề nghị CBP cấp mã. Mã này sẽ là mã nhà nhập khẩu cho mọi lô hàng
Thông tin doanh nghiệp / cá nhân	Tên pháp lý, địa chỉ, liên hệ. Địa chỉ phải khớp hồ sơ thuế hoặc giấy đăng ký chính thức
Loại hồ sơ	Đăng ký mới, cập nhật hồ sơ cũ hay kích hoạt lại tài khoản. Nếu từng nhập khẩu dưới tên hoặc mã khác thì phải ghi rõ
Người liên hệ	Người có thể giải đáp về hồ sơ: chính nhà nhập khẩu, đại lý hải quan hoặc người được chỉ định
Thông tin bảo lãnh (nếu có)	Nếu đã có Continuous Bond đứng tên mình thì ghi số bond và công ty bảo lãnh. Người nhập lần đầu hoặc nhập không thường xuyên thường dùng Single Bond do đơn vị dịch vụ thu xếp, nên thường không cần điền phần này
Cam kết và chữ ký	Nhà nhập khẩu hoặc người đại diện ký, ghi ngày, xác nhận thông tin chính xác và mới nhất

Khi nào phải nộp? Có phải nộp cho mỗi lô hàng không?

Phải nộp trước khi lô hàng đầu tiên được thông quan, tốt nhất là từ giai đoạn chuẩn bị, trước khi hàng đến cảng, để tránh chậm trễ, bị giữ hàng hoặc phát sinh phí lưu kho. Thiếu 5106 hợp lệ, hàng không thể thông quan hợp pháp vào Mỹ.

Không cần nộp lại cho mỗi lô. Mã nhà nhập khẩu còn hiệu lực chừng nào thông tin doanh nghiệp không đổi. Chỉ nộp lại hoặc cập nhật khi thay đổi tên, địa chỉ, mã số thuế, email hoặc thông tin cốt lõi khác.

Mối liên hệ giữa 5106 và thông quan

Từ mẫu 5106, CBP tạo hồ sơ IOR – nền tảng để khai báo, tính thuế và theo dõi hoạt động nhập khẩu. Mẫu này liên kết trực tiếp với các chứng từ khác: bond (bảo lãnh hải quan), CBP Form 3461 (Entry/Immediate Delivery), CBP Form 7501 (Entry Summary) và CBP Form 4647 (Notice to Mark/Re-Deliver).

ANLITA lưu ý:
1. Nhà nhập khẩu mới: điền 5106 thật cẩn thận, đầy đủ. Thông thường đại lý hải quan sẽ gửi mẫu cho bạn và dùng nó để lập hồ sơ trên hệ thống CBP.
2. Nhà nhập khẩu cũ: khi đổi tên, địa chỉ, mã số thuế hay email, hãy cập nhật 5106 và báo đại lý hải quan cập nhật ngay.
3. Email trên 5106 rất quan trọng: CBP dùng email này để gửi mã xác minh, ví dụ khi bạn đăng ký tài khoản ACE để nhận hoàn thuế.

Mẫu 5106 bản PDF có thể tải trực tiếp từ website CBP (xem nguồn bên dưới).

💬 Cùng thảo luận

Doanh nghiệp bạn đã có mã IOR tại Mỹ chưa, hay đang nhập hàng qua IOR của đơn vị dịch vụ? Hãy để lại bình luận bên dưới để mọi người cùng học hỏi. Đội ngũ ANLITA sẽ đọc và trả lời từng câu hỏi.

Cần tư vấn cho lô hàng cụ thể hoặc báo giá vận chuyển hàng đi Mỹ (FBA, FBM, địa chỉ thương mại)? Liên hệ ANLITA qua Zalo, WeChat, WhatsApp ở góc phải màn hình, hoặc:

Liên hệ ANLITA để được tư vấn

Nguồn tham khảo:
• Trang tải CBP Form 5106 (CBP): https://www.cbp.gov/document/forms/cbp-form-5106-createupdate-importer-identity-form