English
简体中文
Apostille là gì? Giấy tờ nào cần làm, quy trình ra sao?
Cập nhật theo quy định hiện hành đến ngày 27/10/2026.
Khi làm hồ sơ TBYT, mỹ phẩm, TPCN nhập khẩu, nhiều anh chị vẫn còn băn khoăn:
- Apostille là gì, có phải giấy tờ nào của hãng cũng cần làm không?
- CFS, LOA, WA cần thực hiện thủ tục như thế nào?
- Sau Apostille có cần dịch thuật công chứng sang tiếng Việt không?
- Thời gian có lâu không?
Thực tế, không phải giấy tờ nào cũng áp dụng cùng một quy trình. Xác định sai ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể mất thêm vài tuần để làm lại hoặc bổ sung hồ sơ. Áp dụng đúng Apostille giúp rút ngắn đáng kể thời gian so với hợp pháp hóa lãnh sự trước đây.
📑 Mục lục bài viết
- Apostille là gì?
- So sánh Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự
- Nước nào áp dụng được, nước nào vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự?
- Giấy tờ nào làm Apostille, giấy tờ nào không?
- Quy trình làm Apostille cho CFS, LOA, WA
- Sau Apostille có cần dịch thuật công chứng không?
- Thời gian và chi phí
- Trước khi yêu cầu hãng làm Apostille, hãy xác định
Apostille là gì?
Apostille là một chứng nhận duy nhất (thường là con dấu hoặc tờ đính kèm theo mẫu thống nhất) do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ xác nhận chữ ký, chức danh người ký và con dấu trên giấy tờ công. Cơ chế này được lập ra bởi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille).
| Mốc | Nội dung |
|---|---|
| 31/12/2025 | Việt Nam nộp văn kiện gia nhập Công ước Apostille |
| 23/7/2026 | Chính phủ ban hành Nghị định 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước |
| 11/9/2026 | Công ước có hiệu lực với Việt Nam – giấy tờ công có Apostille của nước thành viên được dùng tại Việt Nam, không cần hợp pháp hóa lãnh sự |
Apostille chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký và con dấu, không xác nhận nội dung. Cục Quản lý Dược, Bộ Y tế, Sở Y tế vẫn thẩm định nội dung CFS, LOA như trước.
So sánh Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự
| Tiêu chí | Hợp pháp hóa lãnh sự (trước đây) | Apostille (từ 11/9/2026) |
|---|---|---|
| Số bước tại nước ngoài | Công chứng (nếu là giấy tờ tư) → chứng nhận Bộ Ngoại giao nước sở tại → hợp pháp hóa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam | Công chứng (nếu là giấy tờ tư) → Apostille tại cơ quan có thẩm quyền nước sở tại |
| Phải qua Đại sứ quán Việt Nam? | Có | Không |
| Thời gian thường gặp | Nhiều tuần, phụ thuộc lịch Đại sứ quán | Thường vài ngày làm việc |
| Áp dụng với | Mọi nước | Chỉ nước thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam |
Nước nào áp dụng được, nước nào vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự?
| Nhóm | Quốc gia/vùng lãnh thổ | Thủ tục với giấy tờ dùng tại Việt Nam |
|---|---|---|
| Nước thành viên – áp dụng bình thường | Trung Quốc (cả Hồng Kông, Ma Cao), Hàn Quốc, Nhật Bản, Mỹ, Pháp, Ý, Tây Ban Nha, Anh, Thụy Sĩ, Hà Lan, Bỉ, Singapore, Ấn Độ, Úc, Canada… | Apostille |
| Thành viên nhưng phản đối Việt Nam gia nhập | Đức, Áo, Cộng hòa Séc | Vẫn hợp pháp hóa lãnh sự (Công ước không có hiệu lực giữa Việt Nam và các nước này cho đến khi họ rút phản đối) |
| Chưa là thành viên / chưa có hiệu lực | Ví dụ Thái Lan (hiệu lực từ 28/02/2027), Đài Loan… | Hợp pháp hóa lãnh sự |
Giấy tờ nào làm Apostille, giấy tờ nào không?
Apostille chỉ áp dụng cho giấy tờ công: giấy tờ do cơ quan nhà nước, tòa án cấp; văn bản công chứng; xác nhận chính thức trên giấy tờ tư. Không áp dụng với giấy tờ do cơ quan ngoại giao, lãnh sự lập và một số giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại, hải quan.
| Giấy tờ | Bản chất | Quy trình thường áp dụng |
|---|---|---|
| CFS – Giấy chứng nhận lưu hành tự do | Giấy tờ công do cơ quan quản lý nước sở tại cấp (ví dụ cơ quan quản lý dược/TBYT cấp tỉnh ở Trung Quốc, MFDS Hàn Quốc, FDA Mỹ…) | Apostille trực tiếp lên bản gốc |
| LOA – Giấy ủy quyền | Giấy tờ tư do hãng ký | Công chứng chữ ký tại nước sở tại → Apostille lên phần chứng nhận công chứng |
| WA – Giấy xác nhận đủ điều kiện bảo hành | Giấy tờ tư do hãng ký | Công chứng → Apostille (như LOA) |
| ISO 13485, GMP | Do tổ chức chứng nhận tư nhân cấp | Thường nộp bản sao có xác nhận; nếu thủ tục yêu cầu hợp pháp hóa thì công chứng bản sao → Apostille |
| Phiếu kiểm nghiệm, catalogue, IFU | Tài liệu kỹ thuật | Thường không phải Apostille – kiểm tra theo từng thủ tục |
Giấy tờ đã có Apostille hợp lệ do nước ngoài cấp trước ngày 11/9/2026 cũng được tiếp nhận tại Việt Nam.
Quy trình làm Apostille cho CFS, LOA, WA
- Xác định nước cấp từng giấy tờ – có phải thành viên áp dụng với Việt Nam không (đặc biệt lưu ý Đức, Áo, Séc).
- Soạn và rà soát nội dung: LOA, WA đúng mẫu Thông tư 19/2021/TT-BYT (TBYT) hoặc đủ nội dung theo Thông tư 06/2011/TT-BYT (mỹ phẩm); tên sản phẩm, model, tên – địa chỉ chủ sở hữu khớp CFS.
- Hãng ký, đóng dấu LOA, WA; xin CFS tại cơ quan có thẩm quyền.
- Công chứng LOA, WA tại phòng công chứng nước sở tại (ở Trung Quốc là 公证处).
- Xin Apostille tại cơ quan có thẩm quyền (ở Trung Quốc: Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ cấp tỉnh được ủy quyền).
- Gửi bản gốc về Việt Nam; dịch thuật – chứng thực nếu thủ tục yêu cầu; nộp hồ sơ công bố/đăng ký.
- Danh mục nội dung tối thiểu của CFS – gửi hãng khi xin cấp (xem trước)
- Mẫu LOA thiết bị y tế song ngữ (Phụ lục VI TT 19/2021) – ANLITA soạn giúp anh chị, vui lòng liên hệ ANLITA
- Mẫu LOA mỹ phẩm song ngữ – ANLITA soạn giúp anh chị, vui lòng liên hệ ANLITA
- Mẫu WA – Giấy xác nhận đủ điều kiện bảo hành (Phụ lục VII TT 19/2021) – ANLITA soạn giúp anh chị, vui lòng liên hệ ANLITA
Mẫu chỉ là khung pháp lý. Mỗi hãng, mỗi nước cấp lại có cách ghi khác nhau – anh chị gửi bản nháp cho ANLITA qua Zalo +84 778 284 888 để được rà soát trước khi hãng ký, tránh phải làm lại hợp pháp hóa lãnh sự/Apostille.
Sau Apostille có cần dịch thuật công chứng không?
Theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ có Apostille không lập bằng tiếng Việt phải có bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật Việt Nam khi sử dụng tại Việt Nam – trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. Thực tế một số thủ tục chuyên ngành chấp nhận tài liệu tiếng Anh; giấy tờ bằng tiếng Trung, Hàn, Nhật… gần như luôn phải dịch.
Thời gian và chi phí
| Bước | Thời gian tham khảo | Ghi chú |
|---|---|---|
| Xin CFS tại nước sở tại | 1 – 4 tuần | Tùy cơ quan cấp |
| Công chứng LOA, WA | 1 – 3 ngày làm việc | Ở Trung Quốc có thể làm nhanh |
| Apostille | Vài ngày làm việc | Nhiều nước nhận hồ sơ trực tuyến |
| Chuyển phát bản gốc về Việt Nam | 2 – 5 ngày | Từ Trung Quốc thường 2–3 ngày |
| Dịch thuật, chứng thực tại Việt Nam | 1 – 2 ngày | Nếu thủ tục yêu cầu |
Trước khi yêu cầu hãng làm Apostille, hãy xác định
- Loại giấy tờ cần xử lý (giấy tờ công hay giấy tờ tư).
- Nước cấp giấy tờ và thủ tục áp dụng (Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự).
- Yêu cầu dịch thuật, công chứng và hồ sơ tại Việt Nam của từng thủ tục (công bố TBYT, mỹ phẩm, TPCN).
Giấy tờ của anh chị do nước nào cấp? Anh chị đã làm Apostille lần nào chưa, mất bao lâu? Hãy để lại bình luận bên dưới để mọi người cùng học hỏi. Đội ngũ ANLITA sẽ đọc và trả lời từng câu hỏi.
Từ rà soát hồ sơ hãng, soạn LOA/WA, hướng dẫn Apostille – hợp pháp hóa lãnh sự, nộp công bố, đến vận chuyển quốc tế và thông quan tại Việt Nam. Làm đúng pháp lý ngay từ đầu giúp lô hàng không bị giữ tại cảng. Liên hệ ANLITA qua Zalo, WeChat, WhatsApp ở góc phải màn hình, hoặc:
Liên hệ ANLITA để được tư vấnAnh chị chưa rõ giấy tờ của mình cần Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự? Liên hệ ANLITA – chúng tôi rà soát và hướng dẫn quy trình phù hợp cho từng giấy tờ, tránh mất thời gian làm sai thủ tục ngay từ đầu.
