Kiến thức

POA – Giấy ủy quyền hải quan Mỹ: khi nào cần, ký thế nào cho đúng quy định mới?

Giấy ủy quyền (POA – Power of Attorney) là văn bản cho phép đại lý hải quan Mỹ thay mặt nhà nhập khẩu làm thủ tục. Đây là chứng từ mà mọi chủ hàng và công ty giao nhận tuyến Mỹ đều quen thuộc. Từ năm 2023, CBP siết chặt cách ký POA, và hiện nay khi xác minh chủ hàng thật, CBP thường yêu cầu đại lý xuất trình POA. Vậy ký POA thế nào cho đúng?

1. Khi nào cần POA?

POA bắt buộc với tờ khai chính thức (formal entry) và tờ khai phi chính thức thuộc diện hạn chế. Đại lý hải quan phải có POA trước khi lập tờ khai, nên hãy ký sớm, tốt nhất trước khi tàu chạy. Khi POA được ký, công ty ký trở thành Importer of Record (IOR), còn đại lý hải quan là người đại diện làm việc với CBP.

2. Quy định mới: phải ký trực tiếp với khách hàng

Theo quy định hiện đại hóa nghề đại lý hải quan (19 CFR 111.36(c)(3)), áp dụng cho POA ký từ 19/12/2022 và toàn bộ POA đang dùng từ 17/02/2023:

POA phải được ký trực tiếp giữa đại lý hải quan và nhà nhập khẩu, không qua công ty giao nhận hay bên thứ ba không có giấy phép.
POA do công ty giao nhận ký thay khách phải được ký lại.
POA khách đã ký nhưng không có liên hệ trực tiếp: đại lý phải liên hệ trực tiếp để xác nhận lại hoặc ký mới.
Bên thứ ba vẫn được hỗ trợ: dịch thuật, tư vấn điều khoản, chuyển phát POA. Nhưng không được đứng chắn giữa đại lý và khách.
Đại lý A có thể giao một phần việc cho đại lý B nếu khách cho phép.

3. “Nghiệp vụ hải quan” gồm những gì?

Theo 19 CFR 111.1: các giao dịch với CBP về nhập cảnh và khả năng được nhập khẩu của hàng hóa, phân loại, xác định trị giá, nộp thuế phí, hoàn thuế, kể cả việc chuẩn bị và truyền chứng từ. Không bao gồm việc chỉ truyền dữ liệu đơn thuần, hay hoạt động tuân thủ nội bộ của doanh nghiệp.

Ai chịu trách nhiệm cuối cùng? Đại lý hải quan phải giám sát và kiểm soát hợp lý để truyền dữ liệu chính xác, kịp thời. Nhưng nhà nhập khẩu mới là người chịu trách nhiệm cuối cùng: phải thận trọng hợp lý (reasonable care) khi cung cấp thông tin, và không thể “đẩy” trách nhiệm cho đại lý.

4. Hồ sơ đi kèm POA

Loại nhà nhập khẩu	Hồ sơ thường yêu cầu
Công ty Mỹ / LLC	POA; mẫu 5106 (nếu chưa từng nhập khẩu); thư cấp mã số thuế EIN của IRS (SS-4)
Cá nhân	POA; mẫu 5106; hộ chiếu hoặc bằng lái của người ký; thẻ an sinh xã hội
Công ty nước ngoài	POA; mẫu 5106; giấy phép kinh doanh; hộ chiếu người ký; số điện thoại, email người ký

Xem thêm: CBP Form 5106 – hồ sơ nhà nhập khẩu.

5. Lưu giữ và kiểm tra

POA không cần tải lên hệ thống CBP, mà do đại lý hải quan lưu. CBP có thể kiểm tra định kỳ tại văn phòng đại lý (hồ sơ khách, POA, chứng từ, tờ khai 7501) hoặc yêu cầu xuất trình POA khi kiểm hóa.

ANLITA khuyên: ký POA cẩn thận, đúng tên pháp lý, đúng người có thẩm quyền, thông tin rõ ràng và khớp với mẫu 5106. Đây là “giấy tờ tùy thân” của nhà nhập khẩu với CBP.

💬 Cùng thảo luận

Công ty bạn ký POA trực tiếp với đại lý hải quan Mỹ hay thông qua công ty giao nhận? Hãy để lại bình luận bên dưới để mọi người cùng học hỏi. Đội ngũ ANLITA sẽ đọc và trả lời từng câu hỏi.

Cần tư vấn cho lô hàng cụ thể hoặc báo giá vận chuyển hàng đi Mỹ (FBA, FBM, địa chỉ thương mại)? Liên hệ ANLITA qua Zalo, WeChat, WhatsApp ở góc phải màn hình, hoặc:

Liên hệ ANLITA để được tư vấn

Nguồn tham khảo:
• CBP – Modernization of the Customs Broker Regulations: https://www.cbp.gov/trade/programs-administration/customs-brokers/modernization
• 19 CFR 111.36 – Relations with unlicensed persons: https://www.ecfr.gov/current/title-19/chapter-I/part-111/subpart-C/section-111.36
• 19 CFR 111.1 – Definitions: https://www.ecfr.gov/current/title-19/chapter-I/part-111/subpart-A/section-111.1